SOS Villages d'Enfants Maroc
La chaleur d'un foyer pour chaque enfant
Au Maroc depuis 37 ans, SOS Villages d’Enfants, reconnue d’utilité publique et placée sous la Présidence d’Honneur de SAR la Princesse Lalla Hasnaa, bénéficie de l’accréditation d’Établissement de Protection Sociale de l’Entraide Nationale, bras opérationnel du Ministère de la Solidarité, du Développement social, de l’Égalité et de la Famille.
Les actions de SOS Villages d’Enfants Maroc sont une référence dans le domaine de la défense des droits de l’enfant, de la protection de remplacement et de l’accompagnement des femmes en situation de monoparentalité.
L’Association gère 6 Établissements de Protection Sociale (EPS) dans les régions de Casablanca -Settat, Tanger-Tétouan- Al Hoceima, Marrakech Safi et Souss-Massa.
Résumé du poste :
L’assistante administrative/responsable parrainage a pour mission l’organisation du secrétariat. Elle garantit une bonne gestion administrative, assure la qualité du parrainage, promeut l’image de SOS Villages d’Enfants en participant à l’animation de stands et en maintenant des bonnes relations avec les parrains et les partenaires externes.
Elle a pour mission aussi la tenue de la caisse du site.
Compétences :
Elle doit avoir développée des capacités solides dans les domaines suivants :
· Discrétion
· Travail en équipe
· Planification du travail
· Bonne communication verbale et écrite
· Bonne organisation et coordination du travail
Qualifications :
· Titulaire d’un diplôme de secrétariat de direction
· Maîtrise de l’outil informatique et Internet
· Avoir un bon niveau en anglais
· Avoir des notions en comptabilité
Aptitudes et qualités personnelles :
· Honnête / Souriante / Élégante / Accueillante
· Bonne moralité / Bonne santé physique et mentale
· Disponible pour poursuivre un horaire et une programmation de travail compatible avec les activités du Village
Engagement :
La politique de sauvegarde de l’enfant est l’affaire de tous.
En intégrant l’Association SOSVE Maroc comme salarié(e), je m’engage à la respecter et à mettre en œuvre toutes les recommandations émises dans le code de conduite. Je ferai un signalement pour tout comportement ou acte me paraissant inapproprié. Je suis conscient(e) que tout manquement pourrait avoir des conséquences graves.
Tâches et Responsabilités du poste :
1. Organisation du secrétariat
· Planifier les rendez-vous
· Classer les dossiers administratifs et juridiques de l’association et du parrainage
· Promouvoir l’image de l’administration à travers l’entretien des locaux et les relations humaines internes
· Tenir le registre du courrier
· Accueillir les visiteurs et tenir le registre des visites
2. Gestion des écrits
· Assurer les correspondances du site
· Élaborer le planning de la permanence au niveau de l’administration
·Saisir les documents rédigés par le directeur/responsable du programme du site
3. Gestion du parrainage
· Préparer les formulaires d’admission au parrainage
· Rédiger les lettres de remerciements et les rapports sur les enfants et le village (respect des échéances)
· Superviser les réponses des enfants aux parrains
· Remplir la fiche relation parrain (PDI)
· Gérer les photos de parrainage
4. Gestion des communications
· Standard
· Transmettre les informations
5. Comptabilité
· Tenir et gérer la caisse
· Demander l’alimentation de la caisse
· Suivre le règlement de certains fournisseurs (en accord avec le superviseur et le comptable)
· Établir les bons de commande du site
